Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : Février 2026

1. Préambule et Engagement

La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») énonce les pratiques de XW Conseil (ci-après « nous », « notre » ou « l’Entreprise ») en matière de collecte, d'utilisation, de conservation et de communication des renseignements personnels recueillis via notre site web xwconseil.ca (le « Site ») et dans le cadre de nos services.

Nous nous engageons à respecter la confidentialité de vos renseignements personnels conformément aux lois applicables au Québec et au Canada, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25).

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, la personne suivante est désignée comme responsable de l'application de la présente politique et de la gestion des incidents de confidentialité :

Toute question, préoccupation ou plainte concernant la gestion de vos renseignements personnels doit être adressée directement à ce responsable.

3. Collecte des renseignements personnels

Nous collectons uniquement les renseignements personnels nécessaires à l'exercice de nos activités. Ces renseignements peuvent inclure, sans s'y limiter :

• Renseignements d’identification : Nom, prénom, titre professionnel.
• Coordonnées : Adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale professionnelle.
• Renseignements professionnels : Nom de l’entreprise, secteur d'activité, besoins en consultation.
• Renseignements techniques : Adresse IP, données de géolocalisation, type de navigateur, comportement sur le site.
• Données conversationnelles (IA) : Contenu des échanges avec notre assistant virtuel.

4. Moyens de collecte

Nous recueillons vos renseignements personnels de la manière suivante :

1. Directement auprès de vous : Formulaires de contact, courriels, prise de rendez-vous.
2. Automatiquement : Via des fichiers témoins (cookies) lors de votre navigation.
3. Via l'Assistant IA : Lorsque vous interagissez avec le module d'intelligence artificielle.

5. Utilisation des renseignements (Finalités)

Vos renseignements personnels sont utilisés exclusivement aux fins suivantes :

• Prestation de services : Répondre aux demandes, générer les guides PDF, exécuter les mandats.
• Communication : Gestion des rendez-vous et suivis clients.
• Amélioration du Site : Analyse des statistiques pour optimiser l'expérience utilisateur.
• Sécurité et Légal : Prévenir la fraude et respecter nos obligations fiscales.

6. Communication et Partage des données

Nous ne vendons, n'échangeons ni ne louons vos renseignements personnels à des tiers.

Toutefois, vos renseignements peuvent être communiqués à nos fournisseurs de services technologiques (hébergement, courriel, IA) qui sont liés par des obligations de confidentialité.

7. Transfert de données hors Québec

Bien que XW Conseil soit situé au Québec, nous utilisons des fournisseurs technologiques réputés dont les serveurs peuvent être situés à l'extérieur du Québec (notamment ailleurs au Canada et aux États-Unis).

En utilisant notre Site et nos services, vous consentez expressément à ce que vos renseignements personnels puissent être transférés, stockés et traités dans des juridictions autres que le Québec.

8. Clause spécifique : Assistant IA

Les questions que vous posez à l'IA sont traitées par des fournisseurs tiers pour générer les réponses.

AVERTISSEMENT : Nous vous recommandons fortement de ne jamais saisir d'informations confidentielles, financières ou sensibles (mots de passe, NAS, secrets commerciaux) dans la fenêtre de discussion de l'assistant IA. L'utilisateur assume l'entière responsabilité des informations soumises à l'IA.

9. Conservation et Sécurité

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour les fins prévues ou pour respecter nos obligations légales. Une fois le délai expiré, les données sont détruites de manière sécuritaire.

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité physiques et technologiques (HTTPS, accès restreints) pour protéger vos données.

10. Témoins (Cookies)

Notre site utilise des témoins essentiels (sécurité, langue) et analytiques. Vous pouvez choisir de les refuser via les paramètres de votre navigateur.

11. Vos Droits

En vertu de la Loi 25, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès et de rectification.
• Droit à l'effacement (sous réserve des obligations légales).
• Droit de retrait du consentement.

Pour exercer ces droits, contactez le responsable à : info@xwconseil.ca.

12. Incidents de confidentialité

XW Conseil a mis en place un protocole de gestion des incidents. En cas de fuite de données présentant un risque de préjudice sérieux, nous nous engageons à aviser la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées.

13. Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier cette Politique à tout moment. Toute modification sera publiée sur cette page.